作者：黄朝辉  

 信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展进步，信息的价值将不断飚升。正如世界著名未来学家阿尔温·托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来，给秘书工作既带来难得的发展机遇，又遇到严峻的挑战，迫切要求现代秘书必须努力提高信息素养，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

一、信息素养概念的产生和发展

信息素养概念的酝酿始于美国图书检索技能的演变。我国对信息素养问题的研究起步较晚。近年来，教育、科技、文化等领域奋起直追，取得了可喜的成果。钟启泉、王吉庆教授提出信息素养是“一种可以通过教育所培育的，在信息社会中获得信息、利用信息、开发信息方面的修养与能力。”这个见解丰富了对信息素养的研究，也在一定程度上反映了我国在该研究领域的主流思想。

二、现代秘书信息素养的主要内容和特征

现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，它是一个涵盖广泛的综合性概念。具体说来，主要包括五个方面：

1、现代秘书的信息观念。现代秘书的信息观念是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。公司正逐步建立并完善自己的信息网络，网上的秘书工作信息已达海量规模，多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。秘书人员只有具备先进的信息观念，积极地了解网络，熟悉和使用网络，主动利用网络，才能减少许多不必要的重复工作；反之，就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。

2、现代秘书的信息意识。现代秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。它具体表现为秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。秘书人员要敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响，主动挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息；敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结。其次，表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向，更好地开展秘书工作。

3、现代秘书的信息能力。现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容：一是信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，及时、准确全面地获取所需的信息。二是信息选择能力。现代秘书人员要善于对浩如烟海的信息进行筛选和分类，正确判断所搜集到信息的价值与意义，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。三是信息预测能力。这是秘书人员对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。五是信息运用能力。秘书人员要在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，实现信息资源共享。

4、现代秘书的信息知识。现代秘书的信息知识是指秘书人员对信息基本常识的了解，对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。秘书人员的信息知识应该包括三个部分：一是信息文化知识。秘书人员要正确理解和应用信息概念，对信息技术的发展和变化有一定了解，对信息文化的影响与走向有所把握，特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。三是一定的外语和法规知识。我们使用的计算机系统和应用软件，大多都是用英文编写的，Windows操作平台的基础也是英语。要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息，就必须掌握一定的外语知识。另外，由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起秘书人员的关注。使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文；使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止失泄密问题的发生。

5、现代秘书的信息道德。在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范，不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权，也不得向传递各种不良信息。信息传播媒体多种多样，有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象，这对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。

综上所述，现代秘书的信息素养具有十分丰富的内涵和很高的目标要求。信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策，主要是通过为领导者提供信息实现。秘书工作者的信息素养如何，直接关系到为领导决策服务的水平的高低，其重要意义显而易见。二是信息视解的全方位性。秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责，而领导者管理的都是一个动态的大系统，涉及到政治、经济、文化、科技等各个方面，具有高度的综合性。因此，凡是与领导活动相关的信息，都应该成为秘书工作者关注的信息。这就要求秘书的信息素养相对于其他机关工作者来说要求更高，胸襟要更宽广，知识要更广博，视角要更开放。三是提高发展的动态性。信息素养是秘书人才适应信息社会发展要求，经过培养和训练而生成的一种修养与能力，它必然随着时代的发展变化而不断提高和发展，决非一劳永逸的。

三、提高现代秘书信息素养的基本途径

信息素养的培养教育已受到世界各国的高度重视，尤其在美国开展得较为普遍。我国教育系统在开展信息素养教育上也在竭力抢占先机，近年来推出了一系列重大举措。江泽民同志说过：“育人是人才资源开发的基础工作，是造就和选用高素质人才的前提……提高秘书人员的信息素养，关键也在于培养教育。”

1、制定明确的培养目标。信息素养作为一种高级认训技能，具有很强的实践应用性，秘书人才信息素养评价标准的确定应充分体现秘书工作的实践特性。培养目标于应包括以下五个方面：一是高效获取秘书工作信息，即获取秘书工作信息时效性强，表述准确，形式完整，方法便捷，真实可靠。二是正确处理秘书工作信息，在海量信息的包围之中，对秘书工作信息进行准确评价、合理吸收、有效存储。三是创造性使用秘书工作信息，要紧跟时代发展，加强与企业外部的联系与沟通，在变化中发掘和捕捉隐性的、潜在的新信息，综合分析已知信息，加工制作再生出符合事物发展规律的新信息，为领导决策服务。四是自主创新式学习信息科技知识，信息时代是知识爆炸的时代，知识更新的速度越来越快，如果秘书人员不懂得如何学习，不能坚持自主创新式学习，就会很快成为时代的落伍者。五是信息行为高尚规范，秘书人员的培养的信息行为要遵守国家和信息领域的各项规章制度和基本道德要求；在使用信息过程中，要遵守秘书职业道德规范和社会角色规范。

2、创建良好的培养环境。首先要营造先进的思想认识环境。领导者应充分认识信息工作和提高秘书人员信息素养的重大意义，自觉站在信息时代前列，带头学习信息知识，了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领。大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。其次，要创造良好的软硬件环境。信息素养培养离不开一定的软硬件基本建设。各级领导应统筹规划，为秘书人员信息素养培养提供必需的物资、器材和场地，逐步改善秘书部门办公自动化水平。再次，要完善和落实规章制度。除了继续搞好在职培训、坚持自学制度外，还应建立和健全两项制度：一是网络使用和管理制度。明确使用规定，鼓励秘书人员踊跃运用现有网络开展秘书工作；组织秘书人员筛选、更新网络信息，不断充实新内容；要建立岗位责任制，加强信息网络的维护，保证网络畅通和安全。二是信息设备更新制度。要对秘书工作信息设备更新换代制定一套规定，既不追赶潮流，也不至于落后太多，在不断使用和学习新设备中增强信息素养。

3、突出信息技能的教育和训练。秘书人员的信息素养培养，至少需要达到以下两个目标：一是进一步掌握网络技术。秘书人员应树立强烈的网络意识，切实使用好网络这个现代化的秘书工作工具。善于借助网络掌握秘书工作的实时动态信息，利用网络数据库的宝贵资源，提高秘书工作效率，并在网络使用中潜移默化地培养和提高信息素养。二是掌握基本的软件操作。软件是信息系统的重要组成部分。目前普遍使用的软件大致可以分为三类：第一类是数据库软件，这主要是为了管理秘书工作等信息资源。第二类是通用的办公自动化软件，这是秘书工作信息系统使用最多的常用软件。第三类是通讯软件，这主要是用于在网络节点之间传递信息的软件工具，它的功能一般包括E-mail传送管理、远程信息查询、上传与下载等。秘书人员要努力掌握每一类软件中的1—2，并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。

4、发挥院校信息教育的职能和作用。提高秘书人员的信息素养，也必须充分发挥院校信息教育职能。院校是人才聚集的地方，也是传播新思想新技术的殿堂；院校师资力量雄厚，许多专家、教授都是其研究领域的行家里手；院校有充分的信息教育资源，一是院校的图书情报系统比较完整齐全；二是院校的信息网络比较发达。因此，依托院校开展教育培训，能够使秘书人员在较短时间内比较系统地掌握常用的信息知识和基本技能。